Some-opit käyttöön yritysviestinnässä

Teknologia ei ole tehostanut informaation käyttöä yrityksissä lupausten mukaisesti. Käyttäjien viesti on varsin lohduton. Tietotekniikka aiheuttaa ahdistusta. Sähköpostin lupaus on helppo viestintä, mutta sähköpostitulvasta on tullut kirjaimellisesti painajaisten lähde. Intranetit on luotu informaation jakajaksi, mutta niistä on useissa tapauksissa tullut tiedon hautausmaa. Operatiivisten järjestelmien kauhuista on lukuisia esimerkkejä.

Sosiaalisessa mediassa ihmiset kuitenkin viihtyvät ja käyttävät teknologiaa tehokkaasti oman ystävä- ja harrastuspiirinsä pyörittämiseen. Facebookissa ajanvietto ei luonnollisestikaan ole sama asia kun yrityksen tietojärjestelmien käyttäminen, mutta myös yrityksen viestinnässä voidaan ottaa käyttöön sosiaalisesta mediasta tuttuja käytäntöjä.

Sosiaalisesta mediasta oppeja hakevalle viestinnälle tyypillistä ovat mm. interaktiivisuus, roolipohjaisuus ja informaatiovirta (information flow).

1. Interaktiivisuus tarkoittaa sitä, että tiedon käyttäjät voivat liittää omaa vapaamuotoista tietoaan olemassa olevaan tietoon. Tämä voi olla esimerkiksi arvostelua, peukutusta ja hymiöitä, wiki-tyylisiä vapaamuotoisia tietokantoja tai tietojen linkitystä työskentelytilanteessa tarvittaviin kokonaisuuksiin.
2. Roolipohjaisuus näkyy ikään kuin suodattimena siten, että käyttäjille syntyy työroolia vastaava profiili intranettiin ja hänen työpöydälleen linkitetään esimerkiksi hänen työroolinsa kannalta oleelliset tiedot ja hänen lähimmän työryhmänsä statusinformaatiot. Älykäs järjestelmä osaa ehdottaa nykyisen linkityksesi mukaan vastaaviin rooleihin profiloituneita muita työtovereita.
3. Informaatiovirta puolestaan tarkoittaa Facebookista tuttua Activity Feediä, jolla työryhmä jakaa työssä merkityksellistä reaaliaikaista informaatiota. Kaikesta yrityksessä tapahtuvasta aktiviteetista kunkin työntekijän informaatiovirtaan seuloutuu vain hänen toimenkuvaansa ja kiinnostuksiinsa liittyvät aiheet.

Kokonaisuudessaan ja muodikkaasti ilmaisten tämä mahdollistaa hiljaisen tiedon jakamisen organisaation tietojärjestelmillä. Perinteisillä relaatiokannoilla ja dokumenttiarkistoilla se on ollut varsin hankalaa, koska perinteiset tietojärjestelmät tavoittelevat tiedon tiukkaa luokittelua. Tähän malliin on hankalaa liittää toimintaan liittyvää ja ihmisten joka päiväisessä työssä käyttämää käytännön tietoa eli hiljaista tietoa.

Sosiaalisen median toiminnallisuuden tuominen osaksi yrityksen tapaa kommunikoida ei tarkoita kommunikaation ulkoistamista Facebookin keskusteluryhmiin. Uusi tapa kommunikoida ei tietenkään saa johtaa yrityksen sisäisen tiedon jakamista ulos organisaatiosta, vaan tiedon on jatkossakin oltava osa yrityksen luottamuksellista ympäristöä. Käytännössä useimmiten tämä tarkoittaa, että yrityksen intranetiin lisätään uusia ominaisuuksia ja kunkin henkilön työn kannalta tärkeät informaatiolähteet tuodaan osaksi käyttäjän intranet-työpöytää.

Sosiaalisen median käytännöt yritysympäristössä eivät tarkoita sitäkään, että kommunikaatio muuttuu anonyymiksi likasankokommentoinniksi. Liiketoimintaa tukevassa interaktiossa osallistujat toimivat omilla nimillään ja yrityksen some-kulttuuri muodostuu positiiviseksi ja työn sujumista tukevaksi.

Somemaisen toiminnallisuuden lisääminen yrityksen intranetiin ei ole muodin seuraamista tai Facebookiin tottuneiden käyttäjien mielistelyä, vaan kyse on yrityksen tuottavuuden lisäämisestä tiedon hyväksikäyttöä ja kommunikaatiota tehostamalla. Tietotyön sujuvuuden parantaminen on jäänyt lupaukseksi huolimatta kaikista investoinneista tietojärjestelmiin. Tiedon tuottamisen helppous on luonut informaatiokaaoksen, jossa työ on muuttunut sujuvasta soljumisesta informaatiotulvassa kamppailuksi. Informaation sosiaalinen ja työprofiilipohjainen hyväksikäyttö mahdollistaa keskittymisen työn suoritteisiin informaationhallinnan sijasta. Tällä muutoksella on potentiaalinen positiivinen vaikutus sekä tuottavuuteen että työtyytyväisyyteen.

Petteri Kekkonen
Johtaja, Web-viestintä ja sähköiset palvelut

Kirjoittaja on työskennellyt yli 15 vuoden ajan modernien ohjelmistopalveluiden tuotteistamisen ja myynnin johtotehtävissä sekä Suomessa että ulkomailla.