Tieto on tuottavaa pääomaa – jos sen hallitsee oikein
Selviytyäkseen jatkuvasti haastavammaksi käyvässä toimintaympäristössä tulisi jokaisessa organisaatiossa tavoitella parempaa tuottavuutta prosesseja ja toimintatapoja kehittämällä. Haaste on monessa organisaatiossa ymmärretty, ja moni onkin ehtinyt vähintään mallintaa tavoitetiloja. Tavoitteisiin pääseminen edellyttää yhteisen tahtotilan lisäksi toimivia tietoteknisiä ratkaisuja, joiden avulla mallit toteutetaan käytännön toiminnassa ja saadaan tavoitellut hyödyt tuottavuuden kasvusta.
Ensimmäisiä ja monesti luontevimpia askelia tuottavuuden kasvattamisen tiellä on uudistettuja toimintatapoja ja ketterää tiimityöskentelyä tukevien tietojärjestelmien käyttöönotto.
Microsoft SharePoint on lähes de facto –standardin asemassa suomalaisten yritysten ja julkishallinnon työryhmäratkaisujen alustana. Sillä on toteutettu mitä erilaisimpia sisäisen ja sidosryhmäviestinnän sivustoja sekä tiimityöskentelyä tukevia työtiloja, joissa dokumenttien hallinta on keskeisessä roolissa. Sisällön tuottaminen on helppoa, ja käyttäjät on nopeasti koulutettu.
Helppoudella voi kuitenkin olla hintansa. Työryhmätilaan syntyy kiihtyvällä tahdilla dokumentteja, joiden luokittelu on usein vaillinaista. Hakutoiminnot ovat kyllä tehokkaita, mutta usein ne palauttavat liian suuren hakutuloksien luettelon, jota joutuu kahlaamaan sivukaupalla. Järjestelmän sisältämä dokumenttimassa kasvaa vuosi vuodelta, koska kaikki aineisto on keskenään samanarvoista eikä mitään uskalleta hävittää, vaikka jossain tapauksessa lakikin hävittämistä edellyttäisi.
Olemme ratkaisseet edellä kuvatut haasteet ja lukuisten asiakkaittemme toiveet Innofactorin SharePoint-pohjaisilla valmistuotteilla, jotka koostuvat yhtenäisestä sähköisestä työpöydästä sekä dokumenttien ja asianhallinnasta. Paketoitu palveluratkaisu sisältää laadukkaan ja edullisen toimitusmallin, jonka lopputuotteena organisaatioiden viestintä, asiakaspalvelu, ryhmätyö sekä erilaisten prosessien tuki on noussut uudelle tasolle.
Käyttäjät kiittävät ratkaisun yksinkertaisuutta: omassa työssä tarvittavat työkalut ja tiedot ovat samassa käyttöliittymässä – sähköisellä työpöydällä sekä Officessa. Käyttäjän laatiessa dokumenttia on pakollisia luokitteluja hyvin vähän. Loput tärkeät luokittelut tulevat käsittelysääntöjen perusteella automaattisesti tiedonohjaussuunnitelmasta. Tästä syystä yksittäisten henkilöiden laatima tieto muuttuu välittömästi yhteiseksi tiedoksi yhteisessä tietovarastossa.
Tiedonohjaussuunnitelma ohjaa myös prosessia, mikä tarkoittaa esimerkiksi automaattisia tehtävälistoja prosessiin osallistuville henkilöille. Olemme saaneet viime aikoina useasti lukea viranomaisten hankintaprosesseissa syntyneistä ongelmista, jotka olisi vältetty asianmukaisella toimintatavalla ja ohjelmistolla.
Järjestelmä hyödyntää luokitteluja monella tavalla. Säilytysajan perusteella vähemmän tärkeät dokumentit voidaan asianmukaisesti hävittää, jolloin tärkeimmät on helpompi löytää. Yhtenäinen luokittelutapa mahdollistaa monipuoliset, kohdistetut haut, koska koko tietomassa on luokiteltu samalla lakiin tai sisäisiin toimintatapoihin perustuvalla periaatteella.
Työkalut ovat olemassa – nyt on oikea aika käynnistää projekti ja laittaa uimaratakaaviot toimimaan myös käytännössä!
Valtteri Koivunen
Innofactorin Työskentelyn tehostamisesta vastaava johtaja
Kirjoittajalla on 15 vuoden kokemus yritysten ja julkishallinnon dokumenttien ja asianhallinnan järjestelmien suunnittelusta, konsultoinnista ja toimituksista