Espoon kaupunki tähtää asiakirjojen sähköiseen arkistointiin

Espoon kaupungissa tehdään systemaattista sisällön- ja asiakirjahallinnan kehittämistyötä, jonka tavoitteena on tuottaa vahva pohja uudelle sähköiselle tiedonhallinnalle ja työskentelylle. Tiedonhallinnan ja -ohjauksen avulla on tarkoitus saada muutettua toimintatapoja sekä ohjattua tietoa automaattisesti tehtäväluokituksen mukaan eri organisaatioiden välillä ja lopulta arkistoida tieto sähköisesti määräysten mukaisesti.

Automatisoidakseen tiedonohjausta Espoo kilpailutti tiedonohjausjärjestelmän hankinnan. Tavoitteena oli hankkia tiedonohjausjärjestelmä ns. valmisohjelmistona. Tarjoajien tuli myös huomioida, että tulevaan tiedonohjausjärjestelmään tullaan liittämään ensimmäisenä järjestelmänä Espoon kaupungin Dynasty 360°-päätöksentekojärjestelmä.

Käydyn tarjouskilpailun perusteella Espoo valitsi käyttöönsä Innofactorin Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän™. Kyseessä on valmisohjelmisto, joka on laajasti käytössä eri julkishallinnon organisaatioissa. Innofactor® Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä™ mahdollistaa tiedonohjaussuunnitelman ylläpitämisen sekä tuottaa asiakirjan sähköiseen säilyttämiseen tarvittavat luokittelutiedot erilaisiin tietojärjestelmiin. Järjestelmä ohjaa asiakirjallisen tiedon muodostumista, käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä arkistolaitoksen SÄHKE-määräysten mukaisesti.

Espoon kaupungin käyttöönottoprojekti alkoi marraskuussa 2011 ja valmistuu keväällä 2012.

Lisätietoa hankinnasta antavat:

Hannu Rajala, asiakirjahallinnon suunnittelija Espoon kaupunki
p. 09-81622482, tai

Sirpa Hänninen, asiakassektorivastaava Innofactor Oyj
p. +358 40 514 4830 tai

Lue lisää:

Innofactor® Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä™

Innofactor® Dynasty 360°